CRIAR UMA ESPÉCIE DE ALIAS PARA DOIS OU MAIS REMETENTES DE E-MAIL NO OFFICE 365?

Logotipo do Office 365

Logotipo do Office 365

Esta semana eu recebi uma solicitação para criar um mecanismos promocional diferente relacionado a e-mails. Solicitação envolvia:

  • Criar uma espécie de Alias ou grupo, com finalidade “promocional”, para possibilitar a três ou mais usuários receber e-mails destinado a tal Alias;
  • Os três usuários também devem ser capazes de enviar e-mail em nome desse Alias;
  • Quem receber o e-mail promocional, não deve reconhecer os verdadeiros e-mails dos remetentes;
  • Os usuários delegados devem receber os e-mails destinado a este alias em suas respectivas caixas de e-mail;
  • Como resolvi tal situação?

O Alias deve ser atribuído a um único e-mail, então não seria possível criar como Alias. Se a solução fosse aplicada como um grupo, cada usuário não poderia enviar e-mail em nome do seu grupo e ser identificado unicamente pelo nome de seu grupo (Pelo menos nos meus testes não deram certo). Além disso, se um e-mail fosse enviado a tal grupo, caso algum membro respondesse, o nome real de remetente seria divulgado.

Confuso? Então, a uma solução que encontrei foi realmente criar um e-mail promocional. Então, em seguida delegar a usuários, capacidade de atuar como representante desta conta de e-mail, podendo enviar emails como se fosse o proprietário da caixa de correio. Por fim, criar uma regra de fluxo de mensagem impondo a cada e-mail remetido a conta promocional, ser redirecionada aos três ou mais usuários delegados.

Veja como é feito:

Primeiro criamos a conta promocional. Para fazer isso, siga até o centro de administração do Office 365 e depois, no menu esquerdo, no contexto de “USUÁRIOS”, selecione “Usuários Ativos”.

Figura 1: Centro de Administração do Office 365
Figura 1: Centro de Administração do Office 365

Em seguida, acima da listagem de usuários ativos, clique no sinal “+” para adicionar novo usuário:

Figura 2: Menu Lateral Esquerdo, contexto USUÁRIOS, opção Usuários Ativos
Figura 2: Menu Lateral Esquerdo, contexto USUÁRIOS, opção Usuários Ativos

Na Popup “Criar nova conta de usuário”, preencha normalmente todos os campos, conforme sua necessidade e que serão necessários para se criar uma nova conta. Neste exemplo estamos criando uma conta identificada como “feirão” num domínio fictício abbteste.com.br. Então passa a ser: “feirão@abbteste.com.br” e nome de exibição “Feirão – Outubro”.

Figura 3: Criando a conta de e-mail promocional
Figura 3: Criando a conta de e-mail promocional

Concluímos esta etapa:

  • Criar uma espécie de Alias ou grupo, com finalidade “promocional”, para possibilitar a três ou mais usuários receber e-mails destinado a tal Alias;

Após criar a conta, utilize a Lupa para localizá-la. Então, marque a caixa de checagem ao lado esquerdo, para habilitar o menu de edição ao lado direito. Depois disso, clique em “Editar propriedades do Exchange”.

Figura 4: Selecionando propriedades do Exchange
Figura 4: Selecionando propriedades do Exchange

Uma nova janela do Browser é iniciada trazendo as propriedades da conta no Exchange. No menu lateral esquerdo, clique em “delegação da caixa de correio”

Figura 5: Propriedades do Exchange
Figura 5: Propriedades do Exchange

Agora vamos delegar aos usuários, a capacidade de atuar como representante enviando e-mails parecendo ter sido enviado pelo proprietário da própria caixa de correio. Para isso, no primeiro contexto, intitulado “Enviar como”, clique no sinal de adição para adicionar representantes. Enquanto você ainda não fizer isso, apenas será apresentado “NT AUTHORITY\SELF” que ser refere a capacidade do próprio proprietário enviar e-mails.

 

Figura 6: Delegação da caixa de correio
Figura 6: Delegação da caixa de correio

Será mostrado uma Pop-up para seleção dos usuários. Localize cada usuário, conforme sua necessidade, e clique em adicionar para acrescentá-los a caixa na parte inferior, ao lado do botão acrescentar. Após inserir todos usuários, clique em “OK”.

Figura 7: Seleção de usuários "Enviar como..."
Figura 7: Seleção de usuários “Enviar como…”

A cada usuário adicionado, deverão aparecer listados na Listagem conforme a imagem:

Figura 8: Usuário na lista "Enviar como..."
Figura 8: Usuário na lista “Enviar como…”

Você deve fazer algo parecido no terceiro contexto, intitulado “Acesso total”, com isso evitaremos problemas de permissões em relação a caixa de correio promocional. Para isso, clique no sinal “+”, e adicione usuários assim como na etapa anterior.

Figura 9: Lista de "Acesso Total"
Figura 9: Lista de “Acesso Total”

Quando concluir, clique em Salvar. Provavelmente você receberá uma mensagem:

Figura 10: Aviso
Figura 10: Aviso

Ok não há nada o que temer! clique em OK. Então teremos concluído uma das etapas de todo nosso objetivo, que é:

  • Os três usuários também devem ser capazes de enviar e-mail em nome desse Alias;

Agora vamos criar uma regra de fluxo de mensagens para redirecionar todos e-mails enviados para o e-mail promocional para os usuários que foram delegados sob esta conta, e ao mesmo tempo não encher outra caixa desnecessariamente. Faremos isso por reencaminha cada a mensagem destinada a conta promocional, a cada usuário delegado. Para executar essa etapa do procedimento, siga até o menu superior “Administrador” e na lista flutuante, selecione “Exchange”

Figura 11: Selecionar Exchange
Figura 11: Selecionar Exchange

A página com “Centro de Administração do Exchange” é carregada no browser. No menu lateral esquerdo, selecione “fluxo de e-mails”.

Figura 12: Centro de Administração do Exchange
Figura 12: Centro de Administração do Exchange

Imediatamente, será apresentado uma lista de regras já criadas para fluxo de emails. Clique no sinal “+” para adicionar uma nova regra.

 

Figura 13: Listagem de Regras para Fluxo de e-mails
Figura 13: Listagem de Regras para Fluxo de e-mails

Uma lista flutuante é apresentada, onde você deverá selecionar “Criar uma nova regra…”

Figura 14: Listagem de opções para criação de regras
Figura 14: Listagem de opções para criação de regras

Uma Pop-up intitulada “nova regra” é apresentada na tela. Primeiro, você deve dar um nome para a regra. Sugiro utilizar um nome que seja fácil de se lembrar o significado da regra. Depois, você deve informar sobre o que esta regra se aplica. Logo na primeira caixa de combinação, selecione “O destinatário é”.

Figura 15: "Nova regra" selecionando destinatário
Figura 15: “Nova regra” selecionando destinatário

Uma nova pop-up é apresentada, onde você deve selecionar apenas o e-mail promocional que criamos no início do procedimento. Esta tarefa é semelhante aquelas do início, na adição de usuários que estavam sendo delegados.

Figura 16: Adicionando destinatário
Figura 16: Adicionando destinatário

Agora, na caixa de combinação “Faça o seguinte…”, selecione “Redirecionar a mensagem para…”

Figura 17: Selecionando a ação da regra
Figura 17: Selecionando a ação da regra

Novamente será trazido a pop-up para adição dos membros. Olhando para ela você verá que nem preciso dizer mais nada sobre como utiliza-la (rs).

Figura 18: Adicionando membro para receber mensagens redirecionadas
Figura 18: Adicionando membro para receber mensagens redirecionadas

Depois disso, é só clicar em salvar.

Figura 19: Regra está pronta!
Figura 19: Regra está pronta!

Concluímos!

Figura 20: Regra salva
Figura 20: Regra salva

 

Agora terminamos as configurações!

Porque agora estas configurações atendem os últimos requisitos:

  • Quem receber o e-mail promocional, não deve reconhecer os verdadeiros e-mails dos remetentes;
  • Os usuários delegados devem receber os e-mails destinado a este alias em suas respectivas caixas de e-mail;

Podemos testar para ver se alcançamos nosso objetivo.

Utilizando um usuário que tenha delegação de enviar e-mail como representante da conta criada, se estiver usando o Outlook, inicie um novo e-mail e na faixa de ferramentas, siga para o contexto de “Opções”, e por fim, selecione “De” em “Mostrar Campos”. Então é só clicar no Botão “De” e selecionar a conta de e-mail promocional.

Figura 21: Efetuando teste de envio com a conta promocional
Figura 21: Efetuando teste de envio com a conta promocional

Se você seguiu este passo-a-passo exatamente como apresentado, este teste será bem sucedido sendo possível enviar e-mail em nome da conta promocional. Além disso, poderá confirmar que os usuários apontados na regra de fluxo de e-mail, receberão este e-mail de teste!

Para concluir, sugiro criar uma pasta com o nome do e-mail promocional e em seguida também criar uma regra para guardar nela todas mensagens recebidas. Isto servirá para isolar as mensagens recebidas como conta promocional, das mensagens recebidas direcionadas a caixa de correio do usuário delegado.

Acima de tudo, não se esqueça de avisar ao usuário, quando responder uma mensagem recebida em nome da conta promocional, verificar se no campo “De” está selecionada a conta promocional.

Este procedimento ainda está sendo melhorado. Não deixe de expressar suas ideias a respeito! 🙂

[]’s

 

2 comentários

  1. Alexandre Parabens, muito bacana sua explicação. Preciso fazer algo parecido porém um pouco mais simples, veja se pode me ajudar. Atualmente possuimos serviços contratados da Microsoft com o Office 365 utilizando o exchange para um dominio e utilizo o Google APP para outro domínio o que me possibilita enviar e-mails de remetentes diferentes sem problemas pois tenho as contas em serviços distintos. Enfim, preciso migrar esse dominio que esta no google para o Office 365 com o intuito de unificar tudo e também diminuir os gastos. Fiz alguns testes e não consegui fazer com que o Office 365 permitisse escolher o remetente no momento da criação do e-mail, consigo receber pelos emails de dominios diiferentes na mesma conta, porém não consegui opção para escolher o remetente.
    Em pesquisa na internet vi que podemos criar uma nova conta e delega-la, porém isso me aumentaria os custos da mesma forma. Será que consigo uma solução bacana para esse meu problema?

    1. Obrigado, espero que este tema possa ser bem útil. Em relação a sua necessidade, você precisa de uma interface para gerenciar seus emails de forma centralizada sem que haja necessidade de investimento? Se não houver problemas em utilizar uma ferramenta instalada no seu computador, o Thunderbird têm sido uma ótima ferramenta de uso livre com recursos avançados muito semelhantes ao concorrente pago, o Outlook da Microsoft. Este software pode ser usado na sua empresa sem problemas de licenciamento. Além disso você conta com ótimas ferramentas que agregam funcionalidades a ao Mozilla Thunderbird, inclusive uma de Backup de Perfil que agrega maior confiabilidade ao seu uso, a Mozbackup.
      []’s

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